voor zzp'ers
Een AI-werkstroom voor de administratie die je blijft uitstellen
Jij bent het bedrijf. De administratie is niet het werk. We richten een end-to-end AI-ondersteunde werkstroom in, in de systemen die je al gebruikt. Hij bereidt voor. Jij beslist.
§ 01 / 10bijvoorbeeld
Eén werkstroom. Jouw systemen. Jouw ja.
Wat de werkstroom oppakt, bouwen we rond jouw werk. Deze vier komen uit onze eigen zzp-praktijk.
N° 01
Praten, en het staat in de agenda
Noem de klus en de datum. De afspraak gaat in de agenda, twee klussen komen nooit op dezelfde dag, en de klant krijgt een bevestiging.
N° 02
Eindtijd noemen, factuur klaar
Aan het eind van de werkdag zeg je hoe laat je stopte. Hij telt de uren en de kilometers, zet de factuur in hetzelfde format als de vorige, controleert of alles erop staat waar de klant om vroeg, en stuurt je een link naar het concept.
N° 03
„Akkoord, versturen.”
Meer zeg je niet. De factuur gaat de deur uit vanuit je eigen boekhoudsysteem. Niet vanuit een bot, niet vanuit een script op andermans server.
N° 04
Boekingen, voorbereid
Bonnen en memoriaalboekingen gaan erin zodra jij ze als zakelijk of privé markeert. Nieuwe klanten worden aangemaakt met hun openbare bedrijfsgegevens. Oud en nieuw worden vergeleken; een verschil wordt gemeld, niet gladgestreken.
§ 02 / 10de regel
Niets onomkeerbaars gaat de deur uit zonder jou.Hij bereidt voor. Jij beslist.
§ 03 / 10prijs
Eén keer inrichten. Daarna is hij van jou.
Een eenmalige inrichting, van € 500 tot € 1.500. Waar het uitkomt hangt af van hoeveel je werkstroom oppakt: hoeveel systemen, hoeveel bots, hoeveel regels.
eenmalige inrichting
€ 500
De koppelingen en de bots
Je boekhouding, mailbox en agenda gekoppeld, met Grok-bots of een Claude-koppeling, zodat een offerte of factuur zo klaarstaat.
€ 1.500
De complete werkstroom
Meer systemen, meer gespecialiseerde bots en meer regels: de agenda, de kilometers, de bonnetjes en de boekhouding, van begin tot eind.
- Eenmalig. Je betaalt voor de inrichting, geen maandbedrag aan ons.
- Je abonnementen blijven van jou: de AI waarop de bots draaien, je boekhoudpakket, je mailbox. Die betaal je zelf, op je eigen naam.
- Geen hosting, geen onderhoudscontract, geen garantie op beschikbaarheid. Na de overdracht draait de werkstroom op je eigen accounts, en pas je hem zelf aan.
- Herstel na de overdracht prijzen we per keer, afhankelijk van wat het vraagt. Altijd onder de prijs van de inrichting.
- Nog invullen of de prijzen inclusief of exclusief btw zijn.
- Nog invullen hoe lang de intake duurt, en wanneer de werkstroom draait.
Het eerste gesprek gaat over waar je administratie vastloopt. Niet over de bots.
De frictie is niet het werk. Het is wat eromheen blijft liggen: de afspraak die nog niet in de agenda staat, de bevestiging die nog niet verstuurd is, de factuur die niet klopt met de vorige, de kilometers die niemand noteerde, de bon die nog wacht op zakelijk of privé.
Daar draait de werkstroom op, van de eerste afspraak tot de geboekte bon. Wat hij oppakt, hangt af van jouw werk; de voorbeelden op deze pagina komen uit onze eigen praktijk. Eén hoofdbot is verantwoordelijk voor het resultaat; gespecialiseerde bots bereiden eronder voor: wat er geboekt wordt, welk btw-tarief, of een factuur compleet is, welk bestand bij welke klus hoort. De koppelingen openen alleen een deur naar je boekhouding, je mail en je agenda. Ze versturen, betalen en dienen niets uit zichzelf in.
Gebouwd op Grok-bots, of op wat jij al gebruikt
Meestal bouwen we het team op Grok-bots, omdat die heel specifiek te maken zijn. Elke bot doet één smalle taak, met eigen instructies en een eigen koppeling. Dat laat weinig ruimte om te gokken, en als er informatie ontbreekt, vraagt de bot ernaar in plaats van het zelf in te vullen.
Werk je liever met Claude, of draait jouw werk op andere systemen, dan kijken we wat daar wél past en zorgen we dat het voor jou werkt. De enige no-go is een systeem waar we niet op kunnen aansluiten. De meeste hebben een API of een andere ingang.
Wat hij al gedaan heeft
Een voorbeeld uit een draaiende Nederlandse zzp-praktijk, die van ons, met Moneybird, Outlook en Grok-bots:
- De inbox opgehaald en opnieuw gematcht met de boekhouding, en gewacht op een menselijke splitsing tussen zakelijk en privé voordat er iets werd geboekt.
- Inkopen pas daarna geboekt, inclusief een buitenlandse softwarebon zonder Nederlandse btw.
- De kilometers op de klussen geteld, en geschat vanaf de route waar de factuur leeg was.
- De uren en werkdagen op de factuur gezet, en een klantfactuur pas verstuurd na een go.
- Dagen geblokt in de agenda, zodat klussen niet botsten.
- Een nieuwe klant aangemaakt uit openbare bedrijfsgegevens.
- Opvolgmails naar klanten en een terugbetalingsverzoek als concept in Outlook gezet. Versturen bleef bij de eigenaar.
- Verschillen gemeld: te laat tegenover betaald, de oude rechtsvorm tegenover de nieuwe, zakelijk tegenover privé.
- Een openstaand btw-kwartaal en openstaande klantdossiers gemeld. Hij diende niets in en zat niemand achter de broek.
Wat hij niet doet
- Privékosten in de zakelijke boeken zetten.
- Een bedrag of btw-tarief verzinnen.
- Uit zichzelf een klant antwoorden.
- Betalen, annuleren of publiceren zonder ja.
Wat bij jou blijft
Versturen, betalen en de aangifte. Een concept wacht. Een boeking wacht tot jij zakelijk of privé kiest. De btw-datum wordt gemeld; de aangifte doe je nog altijd zelf, in Mijn Belastingdienst.
Wat we inrichten, en wat van jou blijft
We verkopen geen systeem en geen abonnement. We richten een werkstroom in die jij zelf draait, in de tools die je al betaalt.
- Intake. Samen kijken we waar je administratie vastloopt, en welke systemen je gebruikt.
- Inrichting. Het botteam, elke bot gekoppeld aan het systeem dat hij nodig heeft: je boekhouding, je mailbox, je agenda.
- Regels. Wat de bots zelf mogen, en wat op jouw ja wacht.
- Overdracht. De instructies in gewone taal. Jij praat ermee, jij past ze aan. Er hoeft niemand op afroep te blijven om het draaiend te houden.
Na de overdracht
De werkstroom leunt op diensten waar wij allebei geen grip op hebben: de AI waarop de bots draaien, je boekhoudpakket, je mailbox. Verandert een daarvan hoe hij werkt, dan kan een koppeling breken, en dan staat dat deel van de werkstroom stil tot het hersteld is.
- Hij draait op jouw accounts. Onze toegang stopt bij de overdracht.
- Geen stand-by, geen garantie op beschikbaarheid. De inrichting is een eenmalige klus, geen abonnement.
- Gaat er iets stuk? Vraag het ons. Voor de hand liggend herstel doen we op verzoek, per keer geprijsd en vooraf afgesproken.
- Op papier. Scope, toegang en aansprakelijkheid staan in een afsprakenblad van één pagina, getekend voordat de intake een inrichting wordt.
Wat je nodig hebt
- Je boekhoudsysteem, mailbox en agenda, met een manier om erop aan te sluiten (de meeste hebben die).
- Een account voor de AI waarop de bots draaien. Nog invullen welk Grok-abonnement een Grok-botteam nodig heeft.
contact
Waar loopt het werk vast?
Vertel ons waar het werk vastloopt tussen teams, leveranciers, partners of klanten. Het eerste gesprek gaat over het proces, niet over het gereedschap.